¿Por qué no debes guardar datos personales en el ordenador de empresa?

14 marzo, 2025

“Si me han preavisado de mi despido ¿puedo sacar del ordenador mis carpetas personales? No es nada recomendable guardar documentación/información personal en el ordenador del trabajo”. Hoy aclaramos todos los detalles legales con Luis Jiménez-Arellano Larrea, responsable del Área Laboral del Bufete Mas y Calvet.

El preaviso ante un despido objetivo es un requisito formal que prevé el artículo 53 del Estatuto de los Trabajadores. Significa que sigues trabajando en la empresa durante ese tiempo, hasta que llegue la fecha de efectos del despido, aunque se trata de un “defecto subsanable” que la empresa puede incumplir, siempre que lo pague en la liquidación de la persona trabajadora.

En el caso que la empresa te pre avise.

Ahora nos vamos a centrar en el caso de que la empresa te pre avise y tengas que ir durante quince días al trabajo con cara de pocos amigos, porque la cuenta atrás ha empezado.

Durante este tiempo es habitual que surjan contingencias laborales, y una de ellas es que la persona trabajadora piense que lo que tiene en el ordenador es su trabajo de muchos años, y que por tanto es suyo y puede hacer con esa documentación, información, etc. lo que quiera. Pues mucho cuidado porque no es así.

El ordenador, móvil o tableta es una herramienta de trabajo que, aunque lleves usando desde hace años y tenga las marcas de las teclas que más usas, es un instrumento de trabajo que tiene un dueño: la empresa. Y lo mismo ocurre respecto al contenido de la información que hay dentro.

La conclusión de lo anteriormente mencionado es que la persona trabajadora no puede hacer un “movimiento sin permiso de la empresa” con la información que contiene ese ordenador, móvil, tablet o cualquier otro instrumento de trabajo que sea propiedad de la compañía.

Luis Jiménez-Arellano, es abogado y actualmente lidera el área de Derecho Laboral del Bufete Mas y Calvet.

Colabora con varios medios de comunicación en la redacción de artículos y reportajes de temática laboral.

Desde 2020 ha sido econocido en The Best Lawyers in Spain®, en la categoría Labor and Employment Law

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Marco legal adecuado: medios e instrumentos de trabajo.

En este sentido es importante, para darle el marco legal adecuado, que la empresa emita un comunicado interno de información a su plantilla donde expliqué bien los detalles y delimite el marco legal tanto de los medios e instrumentos de trabajo, como de los permisos que quiera otorgar para extraer y mover documentación e información que ahí se contiene.

Si no exisite marco legal

Por otra parte, aunque no exista ese marco legal, es relevante recalcar a la persona trabajadora que, aunque la carpeta se llame “cosas personales, fotos de familia, declaración de la renta”, etc.), está dentro de un instrumento de trabajo que no le pertenece. Así que la conclusión es clara: No guardes documentación e información personal en un medio o instrumento de trabajo que no es tuyo.

Lo mismo ocurre con respecto a todo el trabajo y know how que hayas generado a la empresa. Lo siento, pero salvo que lo haya pactado por escrito con la empresa, esos documentos e información no es tuya, sino de la empresa. Y, para poder disponer de esos documentos, debes pedir permiso a la empresa y ésta debe autorizar que los extraigas.

Aunque cada vez es más habitual que muchos ordenadores no tengan acceso a pendrives, tampoco puedes mandarte correos electrónicos a tu Gmail particular y sacar documentación/información de la empresa. Si así está delimitado por la empresa, el incumplimiento por parte de la persona trabajadora puede ser motivo de despido disciplinario y es perfectamente aplicable durante ese plazo de quince días del que hemos hablado al principio.

-Moraleja 1: No guardes documentación/información personal en dispositivos de la empresa.

-Moraleja 2: Antes de sacar documentación/información del dispositivo de la empresa pide permiso y espera la confirmación de la autorización.